Thực hiện nhiệm vụ Rà soát nội bộ các quy trình của các đơn vị trong báo cáo giao ban, tháng 5 năm 2014, Ban ISO đã phối hợp cùng các phòng ban tiến hành rà soát lại các quy trình thực hiện công việc giống nhau giữa 4 nhà máy nước đang thực hiện hệ thống quản lý chất lượng để cùng tìm ra những điểm không phù hợp, thống nhất, xem xét và cải tiến.
Các đơn vị thực hiện rà soát bao gồm 4 nhà máy đang thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO(Nhà máy nước Bắc Ninh, nhà máy nước Phố Mới, Nhà máy nước Lương Tài, Nhà máy nước Gia Bình) và 2 phòng chức năng (phòng Quản lý khách hàng và phòng Quản lý mạng), cùng phối hợp với phòng Thanh tra kiểm toán và Ban ISO.
Phạm vi tiến hành rà soát hệ thống ISO gồm 3 nhóm quy trình thực hiện công việc chính:
Các quy trình vận hành sản xuất nước
Các quy trình quản lý khách hàng sử dụng nước
Các quy trình quản lý mạng
Căn cứ vào tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại các đơn vị Ban ISO yêu cầu các đơn vị đang sử dụng các nhóm quy trình trên tiến hành rà soát, xem xét lại một số vẫn đề sau:
Sự thiếu đủ của các quy trình so với chức năng và công việc thực hiện của đơn vị; Ví dụ như nhà máy cấp nước Phố Mới, với chức năng nhiệm vụ với chức năng phát triển khách hàng, vẫn thực hiện nhận và giải quyết đơn mắc nước, có sổ theo dõi, nhưng chưa viết thành quy trình. Nhà máy nước Gia Bình có quy trình thanh toán nhân công hàng tháng cho tổ sửa chữa nhưng chưa áp dụng thực hiện đơn giá khoán như quy trình đã nêu.
Sự đúng đắn, hợp lý của quy trình so với công việc thực tế đang sử dụng, áp dụng; Các đơn vị cần xem xét lại từng bước trong sơ đồ khối thực hiện công việc với thực tế, để có thể tạo ra một sơ đồ khối hợp lý, lô gíc, dễ đọc, dễ hiểu.
Xem xét mối liên hệ giữa Quy trình của đơn vị mình với Quy trình của các nhà máy khác, các phòng ban cùng chức năng để đối chiếu, so sánh. Từ đó đưa ra các cải tiến có hiệu quả và hợp lý hơn.
Sự thay đổi lớn trong hệ thống như đổi tên nhà máy; sự sát nhập hoặc tách ra của một số bộ phận có ảnh hưởng tới quy trình không, có thừa hoặc thiếu quy trình không;
Xem xét sự tương đồng giữa các quy trình với nhau về bố cục, trình bày cho hợp lý và cùng định dạng.
Kết quả rà soát sẽ được các nhà máy tập hợp lại, báo cáo lãnh đạo và gửi những quy trình cần bổ sung, quy trình sửa đổi và quy trình không áp dụng để ban ISO tập hợp và ban hành.
(Tác giả: Ban ISO)
