Quy trình tiếp nhận hồ sơ và lắp đặt đồng hồ nước sạch

1. Mục đích

Quy định tuần tự, yêu cầu hồ sơ và trách nhiệm trong việc tiếp nhận, giải quyết đơn lắp nước, đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng và phù hợp với khả năng cung cấp của Công ty.

2. Nội dung (sơ đồ khối)

* Diễn giải các bước thực hiện công việc:

B1, B2 : Khách hàng nếu có nhu cầu lắp nước sẽ tự viết/được hướng dẫn viết đơn đề nghị theo biểu mẫu có sẵn. Bộ phận QLKH (Đối với Nhà máy nước Bắc Ninh) /Nhà máy nước các huyện sau khi nhận đơn sẽ khảo sát vẽ sơ đồ vị trí nhà lắp đặt, tuyến ống cấp nước đi qua. Nhà máy nước các huyện sẽ chuyển danh sách đơn lắp nước cho phòng KHKT trong ngày.

B3: Căn cứ khu vực, địa điểm cụ thể có liên quan mạng cấp nước hiện có và nhu cầu sử dụng nước của người nộp đơn, Phòng QLKH (Đối với Nhà máy nước Bắc Ninh) xem xét, nếu đủ điều kiện trình lãnh đạo duyệt đơn (2 ngày/lần). Quản đốc Nhà máy nước các huyện xem xét, nếu đủ điều kiện gửi danh sách khách hàng lên Phòng KHKT trình lãnh đạo duyệt (trong vòng 1 giờ sau khi nhận được danh sách). Nếu từ chối phải ghi rõ lý do vào phần cuối của đơn rồi chuyển trả lại B2 trả lời khách hàng.

B4, B5: Các đơn đủ điều kiện lắp đặt sau khi được duyệt thì Phòng QLKH (

Đối với Nhà máy nước Bắc Ninh)/ Nhà máy nước các huyện vào sổ khách hàng để theo dõi. Phòng QLKH bàn giao đơn đã duyệt cho phòng KHKT. Đơn của Nhà máy nước các huyện chuyển cho Đội thi công. Các bước này có kèm theo phiếu giao nhận đơn lắp nước được các bên ký nhận.

B6, B7, B8 : Phòng KHKT giao đơn và danh sách lắp đặt cho Đội thi công để liên hệ, thông báo với khách hàng thời điểm khảo sát. Đội thi công khảo sát, lập phương án, dự toán, ký hợp đồng lắp đặt. Các bước này sử dụng biểu mẫu BM01-QT01-KHKT; BM02-QT01-KHKT

      Trường hợp không thể lắp đặt, Đội trưởng ghi rõ lý do rồi chuyển cho Phòng QLKH (Đối với Nhà máy nước Bắc Ninh)/ Nhà máy nước các huyện để có cơ sở trả lời khách hàng và thông báo lại cho Phòng KHKT.

      Đội lắp đặt tiến hành thi công theo phương án đảm bảo đúng chất lượng, tiến độ, sau đó các bên tiến hành nghiệm thu thực tế tại hiện trường (Phòng KHKT, Đội thi công).

      Thời gian từ khi khảo sát, thi công lắp đặt đến khi nghiệm thu trong vòng 7 ngày.

      Nghiệm thu không đúng với thiết kế, không đảm bảo, Phòng KHKT yêu cầu Đội thi công hoàn thiện lại ở B7.

B9:  Khi các bên đồng ý nghiệm thu thực tế, Đội thi công bàn giao khách hàng đã lắp đặt cho phòng QLKH (Đối với Nhà máy nước Bắc Ninh)/ Nhà máy nước các huyện. Thời gian bàn giao trong 02 ngày. Bước này sử dụng biểu mẫu BM03-QT01-KHKT

B10: Đội thi công hoàn thiện hồ sơ lắp đặt cứ 3 ngày/20 bộ hồ sơ. Hơ sơ bao gồm Hợp đồng lắp đặt, dự toán, biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành và đưa vào sử dụng, quyết toán, bản vẽ hoàn công. Sau khi hoàn thiện xong chuyển cho Phòng KHKT tiếp nhận hồ sơ để kiểm tra, trình duyệt Lãnh đạo.