QUY TRÌNH ĐỌC ĐỒNG HỒ (21/9)

QUY TRÌNH ĐỌC ĐỒNG HỒ

 

 

Mã hiệu: QT02- QLKH

QUY TRÌNH ĐỌC, GHI CHỈ SỐ ĐỒNG HỒ, KIỂM LẠI HÓA ĐƠN, THU TIỀN NƯỚC VÀ GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH VỀ GHI THU 

Ban hành theo quyết định số 412 QĐ-CTN ngày 6/7/2010

1. Mục đích.

Quy định trách nhiệm, tiến độ, cách đánh giá công việc hàng tháng của nhân viên thu ngân (đọc, ghi chỉ số đồng hồ, kiểm soát nội dung hóa đơn thu và giải quyết các vấn đề phát sinh ghi, thu tiền nước).

2. Nội dung.

2.1 Xác định lịch làm việc và trách nhiệm nhân viên quản lý khách hàng.

Căn cứ danh sách khách hàng, Phòng QLKH giao mỗi nhân viên một số khu vực và lượng khách hàng xác định, quy định lịch từng ngày đi đọc đồng hồ, ngày nộp sổ, vào máy, ngày in, soát bảng kê, ngày in, soát lại hóa đơn, đóng dấu, ngày thu tiền tại quầy và ngày phải nộp tiền về Tài vụ.( Bảng lịch làm việc mỗi tháng của mỗi nhân viên)

- Số lượng khách hàng được giao cho mỗi nhân viên quản lý lệ thuộc vào năng lực, thời gian công tác của mỗi người.

- Căn cứ theo tính thuận tiện của từng khu vực đọc, thu tiền của khách hàng, Công ty hiện áp dụng hai mức hệ số (M₁ và M₂) để tính đơn giá đọc, thu tiền làm cơ sở tình lương khoán.

- Bộ phận chống thất thoát của phòng quản lý mạng căn cứ lượng tiêu thụ tại các thời điểm đọc đã xác định để tiến hành đọc, so sánh đồng hồ lưu lượng tổng tại từng khu vực sao cho tổng chỉ số tiêu thụ của các đồng hồ tiêu thụ riêng lẻ trong khu vực phản ảnh tốt nhất thực trạng lưu lượng của đồng hồ tổng tiêu thụ tại khu vực đó.

- Qua việc đọc chỉ số và xem xét hiện trạng đường ống dịch vụ, người đi đọc đồng hồ có trách nhiệm thông báo cho khách hàng hoặc Phòng QLM khi chỉ số đọc thay đổi đột biến (tăng giám gấp hai lần tháng trước) hoặc khi có dấu hiệu vi phạm, lấy trộm, thất thoát nước.

2.2 Kiểm soát lại sau khi in hóa đơn

Sau khi bản kê đã được từng thu ngân kiểm soát lại, Bộ phận in hóa đơn nhập dữ liệu. Phần mềm quản lý giúp bóc tách lượng tiêu thụ hàng tháng theo các mức để tính giá tiêu thụ theo mức đơn giá lũy tiến từng thời kỳ.

Bộ phận in hóa đơn in hóa đơn và chuyển trả danh sách, các hóa đơn đã in cho từng nhân viên đi thu tiền

Nhân viên thu ngân phải kiểm tra nội dung in trên hóa đơn, đóng dấu. Lưu ý: Nếu khách chưa sử dụng nước hoặc lượng nước sử dụng ít hơn 4m³ thì khách hàng vẫn phải thanh toán tối thiểu là 4m³ (Nghị định 117/NĐ-CP ngày 1/7/2007).

2.3 Thu và nộp tiền thu tại quầy

Nhân viên thu tiền tiến hành việc thu tiền tại các thời điểm, và tại các địa điểm (Quầy) đã quy định cho từng khu vực.

Chậm nhất sau hai ngày thu tại quầy, phải nộp tiền đã thu, lập bảng kê danh sách tồn hóa đơn về Công ty. Số tiền còn lại phải nộp về công ty không quá 10 ngày tính từ ngày kết thúc thu tiền tại quầy.

2.4 Đôn đốc các  trường hợp chậm nộp- xử lý chậm nộp.

Theo bảng kê tồn hóa đơn, trong 10 ngày tiếp theo công ty gửi tối đa 3 lần thông báo đến khách hàng chậm nộp tiền.

Khách hàng phải đến nộp tiền tại công ty.

Với các trường hợp đã thông báo đến lần thứ 4 (trực tiếp cho chủ hộ/ cho đại diện cộng tác viên khu vực) mà khách hàng không đến nộp, Phòng QLKH chuyển danh sách khách hàng đề nghị xử lý cho Phòng quản lý mạng.

2.5 Làm thủ tục truy thu, giảm tiền nước cho khách hàng theo kết quả sửa chữa trong tháng

Với các hộ có đồng hồ qua kiểm định trong tháng được xác định chạy nhanh, công ty sẽ điều chỉnh hóa đơn ngay trong tháng (nếu trước ngày 15 của tháng đó) hoặc điều chỉnh truy giảm trong tháng tiếp theo.

3. Lưu hồ sơ. Phòng quản lý khách hàng (Nhân viên thu ngân lưu)

- Bảng kê sổ đọc các tháng trong quý.

- Bảng công nợ thu trả tiền từng tháng.

- Bảng đánh giá khối lượng/ tiên độ hoàn thành lịch làm việc mỗi tháng.