NHỮNG QUY ĐỊNH MỚI TRONG XÂY DỰNG QUY TRÌNH

Ban ISO đang phối hợp với các phòng ban rà soát các quy trình trong hệ thống QLCL theo ISO 9001: 2008. Các quy trình được rà soát lại cho đúng thực tế đang áp dụng và sửa đổi về bố cục trình bày theo quy định mới.  Theo đó mỗi quy trình cần có:

1.Mã hiệu quy trình:

Mã hiệu các tài liệu

Quy trình, Hướng dẫn ký hiệu là QT, HD và được  mã hiệu như  sau

 

 

 

 

 

 

Quy định cách viết tắt tên các phòng chức năng.

TCHC	Phòng Tổ chức hành chính	QLKH	Phòng Quản lý khách hàng
QLTS	Phòng Hồ sơ và quản lý tài sản	TV	P. Tài vụ
NMN-GB	Nhà máy sản xuất và cung cấp nước Gia Bình	QLM	P. Quản lý mạng
NMN-BN	Nhà máy sản xuất và cung cấp nước Bắc Ninh	NMN-QV	Nhà máy sản xuất và cung cấp nước Quế Võ
NMN-YP	Nhà máy sản xuất và cung cấp nước Yên Phong	XCĐ	Xưởng cơ điện
NMN-LT	Nhà máy sản xuất và cung cấp nước Lương Tài	KHKT	P. Kế hoạch kỹ thuật
TTKT	P. Thanh tra và kiểm toán nội bộ	XNTN	Xí nghiệp thoát nước
QLDA	Ban Quản lý các dự án	VPGIZ	Văn phòng GIZ

 

2. Bố cục quy trình:

Bố cục của Quy trình/Hướng dẫn có thể gồm nhiều nhất 6 mục và tối thiểu gồm có 3 mục (1, 5, 6)

1. Mục đích: Nêu điều cần đạt được của Quy trình/ Hướng dẫn

2. Phạm vi, đối tượng áp dụng: Nêu giới hạn phạm vi, đối tượng áp dụng

3. Tài liệu viện dẫn: Tài liệu pháp lý dùng làm cơ sở cho việc xây dựng Quy trình/ hướng dẫn và để đối chiếu khi cần thiết.

4. Nêu khái niệm/ định nghĩa hoặc các thuật ngữ, các chữ viết tắt (nếu có) nhằm hiểu một cách thống nhất  hoặc đơn giản cách viết.

5. Nội dung: Nêu công việc phải thực hiện, trách nhiệm, quyền hạn, phương pháp, tài liệu cần sử dụng, thời gian và nơi thực hiện, cách ghi.

6. Các biểu mẫu liên quan. Việc lưu hồ sơ.

 

Trình bày trong sơ đồ khối (phần nội dung) theo bảng sau:

Mã số	Các bước công việc	Chịu trách nhiệm	Yêu cầu kết quả.	Thời gian thực hiện
B1	Hình vẽ

 

Khi vẽ sơ đồ khối sẽ dùng các ký hiệu dưới đây:

Diễn giải sơ đồ khối:

Nêu chi tiết các công việc phải thực hiện liên quan giữa các bước, trách nhiệm của các bộ phận liên quan và các biểu mẫu sử dụng tại quy trình được nêu trong phần diễn giải tại từng bước.

Sau khi rà soát lại các quy trình theo ưu tiên theo lịch, đến nay Ban ISO đã tập hợp được 15 quy trình, 23 biểu mẫu của 2 đơn vị (KHKT, TCHC) xây dựng lại theo quy định trên để tập hợp ban hành trước 30/12/2014.