CÁC VẤN ĐỀ CÒN TỒN TẠI SAU KHI ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ LẦN 2
1/ Phòng Hồ sơ và quản lý tài sản có 4 sự không phù hợp được phát hiện
- Hoàn thiện lại kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng theo mẫu, có đánh giá việc các công việc đã thực hiện xong.
- In và bổ sung biểu mẫu kèm theo 3 quy trình của phòng vào tài liệu hệ thống chất lượng.
-Thay đổi danh mục tài liệu của phòng, thiếu các hồ sơ bỏ quy trình 02-QLTS, thêm Quy trình 06-QLTS.
- Cần in ra lịch bảo dưỡng thiết bị tin học và đưa vào cặp hồ sơ.
2/ Phòng TCHC: có 3 sự không phù hợp
- Chưa có bảng thống kê danh mục các loại hồ sơ của phòng, phân công lưu giữ, thời hạn lưu theo BM 01-QT 02 ISO . Hầu hết các cặp hồ sơ chưa có tờ danh mục.
- Bổ sung biểu mẫu kèm theo quy trình 03 và QT 04 –PTCHC vào hệ thống vào tài liệu hệ thống chất lượng.
- Xem hồ sơ bảo dưỡng điều hòa thấy đầy đủ Lịch bảo dưỡng, Chi tiết bảo dưỡng tuy nhiên chưa đưa vào cặp hồ sơ lưu riêng.
3/ Phòng Thanh tra kiểm toán nội bộ: có 4 sự không phù hợp
- Hoàn thiện lại kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng theo mẫu, có đánh giá việc các công việc đã thực hiện xong.
- Chưa có bảng thống kê danh mục các loại hồ sơ của phòng, phân công lưu giữ, thời hạn lưu theo BM 01-QT 02 ISO .
- Xem cặp hồ sơ Côn g văn quyết định thấy chưa có sự xắp xếp sàng lọc, xếp lẫn lộn giữa các loại văn bản, thiếu tờ danh mục.
- Kiểm tra hồ sơ thanh tra thấy biểu mẫu phiếu kiểm tra công tác sửa chữa còn nhiều thông tin để trống hoặc không tích, thiếu chữ ký.
4/ Phòng Quản lý khách hàng: Có 5 sự không phù hợp
- Hoàn thiện lại kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng theo mẫu, có đánh giá việc các công việc đã thực hiện xong.
- Bổ sung biểu mẫu kèm theo các quy trình kiểm tra vào tài liệu hệ thống chất lượng.
- Chưa có bảng thống kê danh mục các loại hồ sơ của phòng, phân công lưu giữ, thời hạn lưu theo BM 01-QT 02 ISO . Hầu hết các cặp hồ sơ chưa có tờ danh mục.
- Mục tiêu Phát tờ rơi chưa có hồ sơ.
- Kiểm tra hồ sơ giao nhận thông tin sửa chữa thấy phòng QLKH chuyển thông tin sang phòng Quản lý mạng chậm hơn thời gian quy định.
- Thông tin sửa chữa đồng hồ trường Tiểu học Đáp cầu: phòng QLKH nhận thông tin từ ngày 21/9 ; đến 27 tháng 9 mới giao cho phòng QLM chậm hơn quy định. (Quy định là giao nhận trong vòng 2 ngày). ( Yêu cầu Lập phiếu NC theo BM03-QT03-ISO )
5/ Phòng Quản lý mạng; có 5 sự không phù hợp
- Hoàn thiện lại kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng theo mẫu, có đánh giá việc các công việc đã thực hiện xong.
- Kiểm tra Biểu mẫu 02-QT03-QLM chống thất thoát nước đã sửa lại nhưng chưa cập nhật lại tài liệu chung của hệ thống.
- Kiểm tra danh mục tài liệu bên ngoài có lưu giữ thống kê, có tờ danh mục nhưng không theo biểu mẫu chung (BM02-QT01-ISO).
- Kiểm tra hồ sơ hoàn công tiếp nhận vào mạng có danh mục nhưng không đúng so với BM02-QT01-ISO.
- Chưa có bảng thống kê danh mục các loại hồ sơ của phòng, phân công lưu giữ, thời hạn lưu theo BM 01-QT 02 ISO . Hầu hết các cặp hồ sơ chưa có tờ danh mục.
6/ Phòng Tài vụ: có 2 sự không phù hợp
- Chưa có bảng thống kê danh mục các loại hồ sơ của phòng, phân công lưu giữ, thời hạn lưu theo BM 01-QT 02 ISO .
- Hầu hết các cặp hồ sơ chưa có tờ danh mục. ( Làm theo BM02-QT02-ISO).
- Tài liệu bên ngoài có lưu nhưng chưa có tờ danh mục.
7/ Nhà máy nước Bắc Ninh
- Các hồ sơ đều thiếu tờ danh mục bên ngoài ( Làm theo BM02-QT02-ISO).
- Cập nhật các tiêu chuẩn, quy chuẩn về chất lượng nước, xử lý nước, lấy mẫu. Có danh mục cho các tài liệu bên ngoài này.
- Chưa có văn bản phân công trách nhiệm người lưu giữ các loại hồ sơ phát sinh trong quá trình làm việc tại đơn vị.
- Bổ sung các biểu mẫu đã sử dụng vào các quy trình tương ứng.
- Các sổ sách sử dụng phải có dấu hiệu nhận dạng ( tên biểu mẫu sử dụng)
- Định mức Clo tháng 6,7,8 cao hơn so với định mức đã đề ra. Yêu cầu có các hồ sơ giải trình. ( Yêu cầu Lập phiếu NC theo BM03-QT03-ISO )
- Định mức điện tháng 1=0,511, tháng 2 =0,547 cao hơn so với định mức đã đề ra. Yêu cầu có các hồ sơ giải trình. ( Yêu cầu Lập phiếu NC theo BM03-QT03-ISO )
8/ Trạm cấp nước Lương Tài :
- Các quy trình chưa có các biểu mẫu đi kèm.
- Chưa có sơ đồ tổ chức của trạm.
- Chưa có văn bản phân công trách nhiệm người lưu giữ các loại hồ sơ phát sinh trong quá trình làm việc tại đơn vị.
- Các hồ sơ đều thiếu tờ danh mục bên ngoài ( Làm theo BM02-QT02-ISO).
- Danh mục tài liệu bên ngoài không có.
- Các sổ sách chưa có dấu hiệu nhận dạng.
- Kết quả kiểm tra độ đục : theo sổ sách theo dõi ngày 06/10/2011 = 13,6
Theo bảng định mức đang được sử dụng tại trạm thì phải pha 0,013 g/m3. Tuy nhiên thực tế chỉ pha 0,008 g/m3. Yêu cầu có các hồ sơ giải trình.
( Yêu cầu Lập phiếu NC theo BM03-QT03-ISO )
- Chưa có các quy trình về quản lý mạng lưới và quản lý khách hàng.
8/ Trạm cấp nước Phố mới :
- Các quy trình chưa có các biểu mẫu đi kèm.
- Chưa có sơ đồ tổ chức của trạm.
- Chưa có văn bản phân công trách nhiệm người lưu giữ các loại hồ sơ phát sinh trong quá trình làm việc tại đơn vị.
- Các hồ sơ đều thiếu tờ danh mục bên ngoài ( Làm theo BM02-QT02-ISO).
- Danh mục tài liệu bên ngoài không có.
- Chưa có các quy trình về quản lý mạng lưới và quản lý khách hàng.
- Kế hoạch bảo dưỡng của trạm chưa đúng, phải sửa. Không có hồ sơ chứng minh đã thực hiện.
- Kế hoạch mục tiêu của trạm chưa thực hiện đúng. Đề nghị nêu nguyên nhân.
- Số lần thực hiện xét nghiệm nước không đúng so với mục tiêu đề ra. Theo quy trình của trạm là 2 lần/tuần. Nhưng thực tế chỉ làm được 01 lần/ tuần. ( Yêu cầu Lập phiếu NC theo BM03-QT03-ISO )
- Chưa có các quy trình về quản lý mạng lưới và quản lý khách hàng.
THƯ KÝ TRƯỞNG BAN ISO
( Đã ký) ( Đã ký)
